Zahlt der Kunde verspätet oder gar nicht, kann dies gerade für kleinere und mittelständische Firmen eine echte Existenzbedrohung darstellen. Welche Möglichkeiten Unternehmer in dieser Situation haben, beschreibt nachfolgend Anne Kronzucker von der D.A.S. Rechtsschutzversicherung.
„Um das Kostenrisiko zu minimieren, ist ein professionelles Management für Unternehmer Voraussetzung im täglichen Wettbewerb um den Kunden. Zahlt dieser aber nicht oder verspätet, muss für das Eintreiben der Außenstände oft viel Zeit und Geld investiert werden“, erläutert Anne Kronzucker, Juristin der D.A.S. Rechtsschutzversicherung die Problematik, „deshalb sollten schon bei Rechnungsstellung wichtige Regeln beachtet werden.“
Die korrekte Abrechnung: Grundsätzlich gibt es gewisse Angaben, die auf jeder Handwerker-Rechnung stehen sollten. Die wichtigsten Punkte sind in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) aufgeführt. Dabei muss eine Rechnung nicht unterschrieben werden. Sie ist auch ohne Unterschrift gültig. Bei Privatkunden kann die Rechnung auch unproblematisch per Mail verschickt werden. Dafür sollte der Handwerker allerdings das Einverständnis des Kunden einholen.
Bei Firmenkunden, mussten elektronisch übermittelte Rechnungen bisher eine elektronische Signatur (§ 14 Abs. 3 UStG) haben. Andernfalls könnte dem Kunden der Vorsteuerabzug gestrichen werden. Dies ändert sich in Zukunft, entsprechende gesetzliche Regelungen werden derzeit vom Gesetzgeber überarbeitet.
Rechnung vergessen: Das kommt in den besten Betrieben vor: Der Auftrag ist längst erfolgreich abgeschlossen, aber eine Rechnung wurde dennoch keine gestellt.
Zum Glück gelten lange Verjährungsfristen. „Insgesamt haben Sie sogar bis zu drei Jahre lang Zeit, ihre Rechnung zu stellen und die Geldforderung einzutreiben“, erläutert die D.A.S. Expertin und ergänzt: „Dabei beginnt die Frist erst am Ende des Jahres, in dem Sie die Arbeit geleistet haben und in dem diese auch abgenommen wurde.“ Wichtig: Eine zeitnahe Rechnungsstellung ist trotzdem von grundlegender Bedeutung für die Akzeptanz beim Kunden. Bei einem zu langen Zeitraum zwischen Arbeitsleistung und Rechnungsstellung besteht zudem das Risiko, dass der Kunde sich auf „Verwirkung“ beruft. Eine solche Verwirkung wird von den Gerichten dann angenommen, wenn der Rechnungssteller eine „ungebührend lange Zeit bis zur Rechnungsstellung verstreichen lässt“ und der Kunde aufgrund besonderer Umstände „darauf vertrauen konnte, dass der Rechnungsbetrag nicht mehr geltend gemacht wird“. Dieser Einwand eines Kunden gegen eine Rechnung wird von den Gerichten aber nur in seltenen Ausnahmefällen akzeptiert.
Das Mahnverfahren: Dazu erläutert die Rechtsexpertin: „Wird eine Rechnung vom Kunden trotz ordnungsgemäßer Rechnungsstellung nicht bezahlt, kann der Kunde zunächst selbst Nachdruck verleihen und das sogenannte außergerichtliche Mahnverfahren einleiten.“ Am einfachsten gelingt dies, indem bereits auf der Rechnung eine feste Zahlungsfrist genannt wird.
Ist diese Frist verstrichen, wird eine Mahnung verschickt – spätestens dann ist der Kunde offiziell in Verzug. Das ist er auch, wenn er länger als dreißig Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung mit deren Begleichung wartet. Auf diese Folgen muss der Auftragnehmer jedoch bereits im Voraus, etwa in der Rechnung, hingewiesen haben.
Nachdruck für die Mahnung: Generell kann der Gläubiger dem säumigen Kunden Verzugszinsen auf die (trotz Mahnung) nicht bezahlte Forderung berechnen. „Die Zinsen richten sich dabei nach dem aktuellen Basiszinssatz der Europäischen Zentralbank (EZB)“, so die D.A.S. Juristin. Verzugszinsen liegen normalerweise fünf Prozent über dem der EZB. Auch zusätzliche Kosten des Mahnverfahrens – etwa Post, Rechtsbeistand, Inkasso – können an den Schuldner weitergegeben werden. Und um den Gang zum Gericht zu vermeiden, können dem Kunden zudem außergerichtliche Maßnahmen wie Zahlungsaufschub oder Ratenzahlung angeboten werden.
Von der Mahnung zur Zahlung: Hilft alles nichts und die Schulden bleiben offen, ist das gerichtliche Mahnverfahren (geregelt in § 688 ff der Zivilprozessordnung) der nächste Schritt.