Felix Fillinger aus Remscheid beschäftigt rund 30 Mitarbeiter und legt seinen Schwerpunkt auf Servicetätigkeiten wie Reparaturen von Gläsern, Fenstern, Ganzglastüren und HSW-Anlagen. Früher ärgerten ihn die wiederkehrende Ungenauigkeiten bei der Arbeitszeiterfassung von Service-Einsätzen: „Meine Mitarbeiter arbeiten täglich an bis zu zehn verschiedenen Einsatzorten. Da ist es schwer, zwischendurch aufwendige Einträge auf Stundenzetteln zu machen.“
Das Problem löste Fillinger durch den Einsatz eines mobilen Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystems der virtic GmbH. Alle Service-Mitarbeiter im Außendienst erhielten Diensthandys, die mit einer speziellen Software ausgestattet sind. Durch Eingaben in ein intuitiv bedienbares Menü können Fahrt-, Arbeits- oder Rüstzeiten ebenso wie Pausen getrennt voneinander, minutengenau und auftragsbezogen erfasst werden. Die Daten werden in Echtzeit auf einen Server übertragen und sind dort für die Verwaltung sofort verfügbar.
Das System von virtic erleichtert nicht nur die Erfassung der Daten, auch der Aufwand bei ihrer Weiterverarbeitung wird deutlich reduziert, so die Entwickler. Auf Basis der simplen Arbeitszeitbuchungen per Handy-Eingabe nimmt das System eine automatisierte Vorkontierung und Berechnung von Zulagen, Zuschlägen, Auslösen oder Reisekosten vor. Dabei müssen keine komplizierten Menüs bedient oder zusätzliche Formulare ausgefüllt werden. „Die Einführung solcher Systeme schafft nur dann einen spürbaren Mehrwert für die Mitarbeiter und die Firma, wenn ein geringer Erfassungs- und Aufbereitungsaufwand sowie eine schnelle Verfügbarkeit und Plausibilität der Daten garantiert werden kann“, so Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH.
Die Dienstleistungen werden als „Software-as-a-Service“-Lösung erbracht. Keine Investitionen in Soft- oder Hardware sind notwendig – eine Internetverbindung und ein Browser genügen. Zudem bieten die Systeme auch im Controlling von Projekten ganz neue Möglichkeiten und erhebliche Einsparpotenziale. Da die einlaufenden Daten direkt den Kostenstellen zugeordnet werden, haben Projektleiter stets einen aktuellen Überblick über die anfallenden Kosten.
Welche Werte und Prozesse letztlich abgebildet werden sollen, richtet sich nach den Anforderungen der Nutzer. „Das System wurde genau an unsere Bedürfnisse angepasst und entsprechende Schnittstellen eingerichtet, über die alle Daten in unsere Buchhaltung überführt werden können“, so Felix Fillinger. Mittels geeigneter Schnittstellen können die dokumentierten Daten generell in jede beliebige Software übertragen werden.
Einen weiteren Vorteil der virtic-Lösung macht Fillinger bei der Mitarbeiter-Disposition aus. Er bietet eine 24-Stunden-Notfall-Bereitschaft an. Wenn ein Auftrag reinkommt, muss es schnell gehen: Im „Cockpit“, der internetbasierten Dispositions- und Kommunikationszentrale des Systems, kann jederzeit eingesehen werden, welcher Mitarbeiter sich an welchem Einsatzort befindet. „Wenn ich kurzfristig Service-Einsätze über weite Strecken planen muss, kann ich so direkt ermitteln, welcher Mitarbeiter den kürzesten Anfahrtsweg zum neu eingegangenen Auftrag hat. So kommen meine Leute schnell zum Kunden, was unnötige Wartezeiten vermeidet. —
Vorteile der digitalen Zeiterfassung
Mobile Erfassung aller Daten wie Arbeitszeiten, Art der Tätigkeiten (An- und Abfahrt, Auftraggeber).
Effiziente Personaleinsatzplanung/Disposition durch Lokalisierungsfunktion.
Echtzeit-Verfügbarkeit der Daten ermöglicht ein effizientes Projektcontrolling.
Schnelle Übersicht über Personaleinsatz, Arbeitsstunden, Lohnkosten für einzelne Projekte etc.
Optimierte innerbetriebliche Abläufe: Daten liegen sofort vor und können automatisch in beliebige Software exportiert werden.
Modulares System ermöglicht individuelle Anpassung bei der Datenerfassung und -Verarbeitung in der EDV.
Präzise, transparente Abrechnung der Arbeitsstunden für Mitarbeiter, Arbeitgeber, Kunden.
Mitarbeiter-Zugang zum eigenen Arbeitszeitkonto. https://www.virtic.com/