Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen: Viele Geschäftsvorgänge laufen heute elektronisch ab. Statt Papierbelege müssen Betriebe eine wachsende Zahl von digitalen Buchungsbelegen aufbewahren. Aber elektronische Belege können für den Handwerker zur Steuerfalle werden, so der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC).
Zwar gelten für elektronische Belege die gleichen Vorschriften wie für Papierbelege, doch sie sind teilweise schwieriger einzuhalten. Elektronische Belege können für Unternehmen zur Steuerfalle werden, warnt der BVBC. Werden digitale Buchungsbelege nicht oder nur bruchstückhaft lesbar archiviert, verwerfen die Finanzbehörden schnell den betreffenden Jahresabschluss und nehmen unvorteilhafte Schätzungen vor. Unter Umständen drohen sogar strafrechtliche Konsequenzen, etwa im Falle von mutmaßlichen Scheinverträgen.
Alle digitalen Buchungsbelege müssen in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden und jederzeit lesbar sowie digital verfügbar sein. Angesichts der rasant fortschreitenden technischen Entwicklung stellt sich die Frage: Welche Verfahren und Speichermedien gewährleisten eine zuverlässige Datensicherung über bis zu zehn Jahren? Viele Unternehmen sind unsicher, was zu tun. „Die Speichermedien von heute sind die Museumsstücke von morgen“, betont Bilanzbuchhalter Thomas Jung, Vorsitzender des BVBC Landesverbandes Nordrhein e.V. „Wer heute etwa Dateien von einer zehn Jahre alten Diskette einsehen will, steht vor schier unlösbaren Herausforderungen.“ Die Steuerverwaltung hält sich in puncto sicherer Langzeitarchivierung mit konkreten Empfehlungen zurück. Leidtragende sind vor allem klein- und mittelständische Unternehmen.
Nachfolgend einige Tipps für mehr Sicherheit: Auch wenn es keinen Königsweg gibt, so lassen sich doch viele Fehler von vorneherein vermeiden. Wichtig ist, alle eigenen elektronischen Belege, insbesondere Ausgangsrechnungen, unveränderbar im Original zu speichern. Sie sollten mit marktgängigen Formaten erstellt (z.B. Word, Excel, XML) und im PDF-Format abgespeichert werden. Von speziellen Dateiformaten ist Abstand zu nehmen, haben diese oft eine begrenzte Halbwertszeit.
Auch die netzbasierte Datenspeicherung im Rahmen sogenannter Cloud-Lösungen sollte gründlich überlegt werden. Einige Provider werden im umkämpften Marktumfeld nicht bestehen, andere wiederum werden im Fall eines großen Daten-Crashs ihren Betrieb vielleicht einstellen müssen. Für klein- und mittelständische Firmen empfiehlt sich oft folgende Lösung. „Unternehmen sollten ihre Daten auf zwei verschiedenen Datenträgermedien sichern, jeweils einmal kopieren und an verschiedenen Orten aufbewahren“, rät BVBC-Datenexperte Jung. „So minimieren Betriebe das Risiko von Datenverlusten und schultern keine laufenden Kosten.“
Nicht immer wird bei der Archivierung zwischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten und nicht relevanten Unterlagen unterschieden. Genau das empfiehlt sich aber, um Betriebsprüfern nicht zu viele Informationen preiszugeben. Prinzipiell sollten Unternehmen alle Belege eines Geschäftsjahres zusammen aufbewahren und Belegarten nicht nach ihren Verjährungsfristen trennen. „Beim Umsortieren werden aus Versehen leicht wichtige Dateien gelöscht“, warnt BVBC-Experte Jung.
Zu lange mir der Archivierung warten birgt Risiken. Die Betriebe sollten die Datenarchivierung mit dem jüngsten abgeschlossenen Geschäftsjahr starten. Denn die Menge und Vielfalt der elektronischen Buchungsbelege ist über die Jahre angewachsen. So sammeln Betriebe wertvolle Erfahrungen bezüglich der Belegvielfalt. Das Speichern früherer, datenärmerer Jahrgänge fällt dann umso leichter. Obendrein stehen in puncto elektronische Aufbewahrungsvorschriften jüngere Geschäftsjahre tendenziell stärker im Fokus der Finanzbehörden und ältere Jahrgänge können während des Archivierungsprozesses vielleicht sogar obsolet werden.
Fazit: Handwerker sollten das Thema elektronische Datenspeicherung nicht auf die lange Bank schieben, sondern zur Chefsache machen. Viele Vorschriften zwingen Firmen ohnehin dazu, steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Meldungen elektronisch abzugeben. Eine sichere Langzeitarchivierung aller Dokumente ist ein logischer und unabdingbarer Folgeschritt.