So funktioniert die App: Sie erkennt mittels GPS den Standort des Handys und zeigt diesen in einer Umgebungskarte auf dem Display an. Befindet sich das Transportgestell an einem anderen Ort oder soll es an einem anderen Standort abgeholt werden, kann der Nutzer die Abholadresse durch verschieben eines Punktes auf der Karte festlegen oder er trägt die neue Adresse manuell ein.
Nach der Standortfestlegung wird der Barcode auf dem Gestellpool-Aufkleber mit der Handy-Kamera gescannt. Das Scannen des Barcodes lässt sich für ein oder mehrere Gestelle durchführen. Für jedes frei gemeldete Transportgestell kann der Nutzer optional Notizen hinzufügen, beispielsweise ob sich Altglas oder eine Retoure auf dem Gestell befindet.
Sind alle Gestelle erfasst, wird die Freimeldungsliste mit einem Fingerdruck aufs Smartphone-Display an Gestellpool Europe gesendet.