_ Dallwig-GF Andreas Grimm war schon lange auf der Suche nach einer auf seine Unternehmensstruktur angepassten Software zur Bearbeitung von Kundenaufträgen. Dass eine Kooperation in der Nachbarschaft die ideale Lösung für sein Problem darstellen sollte, ist einem glücklichen Zufall geschuldet: Bei einer abendlichen Veranstaltung ergab sich das Gespräch zwischen dem Fensterbauer und Dr. Freitag, Geschäftsführer der casim. Einige Wochen später stand fest: Die casim wird eine individuelle Software inklusive Applikation für Smartphones für die C.W. Dallwig programmieren.
Analoge Arbeitsabläufe erschweren das Monitoring
Eine Situationsbeschreibung vor dem Software-Update: Die Auftragsannahme erfolgt über Telefon oder E-Mail. Anschließend werden die Kundendaten in eine Datenbank übertragen. Die Verteilung der Aufträge auf die jeweils zur Verfügung stehenden Handwerker erfolgte bislang analog. Die eingegangenen Aufträge wurden ausgedruckt und in Registerkarten hinterlegt. Beim morgendlichen Briefing verteilten die Monteure die Aufträge und nahmen anschließend die Registerkarten zu ihren persönlichen Unterlagen. Ein Monitoring der gesamten Aufträge war bei diesem Verfahren kaum möglich. Anfragen der Kunden zu ihren Aufträgen konnten seitens der Zentrale nur schwer beantwortet werden und kosteten sowohl den Kunden als auch die Servicemitarbeiter viel Zeit. Andreas Grimm hatte daher schon lange den Wunsch, diesen Prozess zu digitalisieren. Die auf dem Markt angebotene Software konnte dabei aber seinen Vorstellungen nicht gerecht werden, da er bei den zumeist komplexen Anwendungen eine ablehnende Haltung seitens seiner Monteure befürchtete.
Wünsche der Monteure umgesetzt
Zunächst wurden seitens der casim-Mitarbeiter die Wünsche der C.W. Dallwig analysiert und Kernziele ermittelt. Neben einer Weboberfläche sollte auch eine Applikation für iOS und Android programmiert werden. Den Monteuren soll zum einen die Verteilung der Aufträge erleichtert und auch der Kundenkontakt vereinfacht werden. Die Applikation enthält vier Buttons:
- Auftrag annehmen
- Kunden anrufen
- Anfahrt zum Kunden
- Auftrag abgeschlossen
In der Weboberfläche werden alle Kundenaufträge angezeigt. Via Ampel-System kann in der täglichen Besprechung analysiert werden, welche Kunden nicht innerhalb der angestrebten 48 Stunden vom Monteur kontaktiert wurden.
Erweiterung des Pilotprojektes geplant
Die Testphase ist bereits abgeschlossen. Alle Aufträge, die nach September 2018 bei der C.W. Dallwig eingegangen sind, werden nun über die Software der casim abgewickelt. Zudem arbeitet die casim derzeit an gewünschten Erweiterungen: Ein noch besseres Monitoring sowie Mitarbeiterfeedback soll ermöglicht werden. Außerdem soll ein fünfter Button in die Applikation integriert werden: In der Praxis hat sich gezeigt, dass für eine reibungslose Auftragsbearbeitung die Dokumentation von Zwischenfällen, Problemen und Verzögerungen elementar ist.
Auch ein Kundenlogin soll ermöglicht werden, sodass diese noch schneller und einfacher ihre Anliegen übermitteln können.—
Das morgendliche Briefing findet seit Einführung der neuen Software an einem interaktiven Whiteboard statt.