Der Vorteil eines solchen GPS-Systems für Fahrzeuge liegt nach Auskunft von Dieter Kutschus zum einen darin, dass es immer eine lückenlose Kontrolle über den Fahrzeugstandort bietet. Nach Auskunft des Geschäftsführers der Digi Zeiterfassung könne der im Betrieb verantwortliche Auftrags- und Routenplaner immer genau verfolgen, wann ein Firmenfahrzeug etwa eine Baustelle anfährt und wann es sie wieder verlässt.
Zum anderen können gerade Betriebe die zum Großteil von Reparaturen leben schneller entscheiden, zu welchem Kunden sie den nächstgelegenen Mitarbeiter schicken können. Denn im System ist mittels GPS erfasst, wo sich alle Monteure gerade befinden.
Eine solche Kontrollmöglichkeit könne allerdings auch dazu führen, dass sich die Mitarbeiter unter Druck gesetzt fühlten, meint Dieter Kutschus: „Ich kenne Betriebe bei denen Mitarbeiter gesagt haben, dass sie mit der Einführung eines solchen Systems kündigen würden. Und ein Stück weit kann ich das sogar nachvollziehen. Denn wenn ein Angestellter gut arbeitet, ist eine solche Überwachung natürlich nicht gerade ein Vertrauensbeweis.“ Zudem sage die GPS-Ortung ja nichts über die Arbeitsleistung an sich aus. Sie bestätigt nur, wo sich der Mitarbeiter mit seinem Fahrzeug gerade befindet.
Optimierte Arbeitsabläufe
Generell sei es bei der Einführung von (mobilen) digitalen Zeiterfassungssystemen wichtig die Mitarbeiter einzubinden. Denn diese müssten schließlich selbst ihre Zeiten und Daten in das Gerät eingeben.
„Es gibt Firmen, in denen die Mitarbeiter zwar die Zeiterfassungsgeräte zur Eingabe ihrer Zeiten und Daten nutzen, die Auswertung aber allein durch den Chef erfolgt. So etwas kann schnell zu Missverständnissen führen“, so Kutschus. „In meinen Augen sollte ein Mitarbeiter immer bei der Auswertung mit eingebunden sein. Er weiß schließlich am besten darüber Bescheid, was auf einer Baustelle zu Verzögerungen geführt hat. Dann kann er es entweder plausibel erklären –oder aber erkennen, dass ein bestimmter Arbeitsschritt beim nächsten Mal optimiert werden muss.“
Gerade um Schwachstellen und Optimierungsansätze (auch in der Nachkalkulation) zu erkennen, sei deshalb die digitale Zeiterfassung ein sehr gut geeignetes Instrument.
Zeige man den Mitarbeitern die Möglichkeiten und Vorteile solcher Systeme anschaulich auf, lasse sich leicht die Scheu vor der Einführung im Betrieb abbauen.
Wichtig sei es, dass die Beschäftigten erkennen, dass sie durch die Erfassung ihre Arbeitsprozesse besser, einfacher und transparenter gestalten können. Habe eine Belegschaft das erst einmal erkannt, stehen die meisten Mitarbeiter dem System positiv gegenüber, so Kutschus. —
Neue Digi-App auch für Android
Die neue Digi-App lässt sich neben iPhones und klassischen Java-Handys nun auch bei Android-Geräten und anderen Smartphones einsetzen. Mithilfe dieser App kann der Nutzer über sein Smartphone neue Aufträge anlegen. Es lassen sich Arbeitszeiten auf Auftrag, Position und Tätigkeit erfassen. Weiter lassen sich auf dem Smartphone die gebuchten Zeitdaten anzeigen, per GPRS (UMTS) übertragen und automatisch mit der Auswertungs-Software Digi-Time-Control abgleichen. Dadurch verfügt der Nutzer über ein zentrales Projekt-Controlling.
Darüber hinaus hat der Firmenchef alle Mitarbeiterstunden auf einen Blick parat. Egal, wo der jeweilige Mitarbeiter unterwegs ist. Das gelte auch bei weltweitem Einsatz.