Die schlechte Nachricht zuerst: Outlook-Verzeichnisse sind für die Archivierung NICHT erlaubt. Aber alle Mails mit dem Status eines „Geschäftsbriefs“ müssen GobD und DSGVO konform archiviert werden. Und zwar in einem gleichen oder besseren Format, und „besser“ heißt hier „maschinenlesbarer“. Die Mail ausdrucken und abheften ist also nicht möglich. Das wird übrigens auch von Steuer- und Wirtschaftsprüfern vermehrt kontrolliert bzw. eingefordert, weil sie keine Papierberge mehr durchsuchen möchten.
So geht E-Mail-Archivierung
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Betriebssysteme
Aktuelle Betriebssysteme sind nicht nur „nice to have“, sondern eine Pflicht. Laut den DSGVO Richtlinien müssen alle Sicherheitsupdates installiert werden, um dem Verlust von personenbezogenen Daten durch Schadsoftware vorzubeugen. Dazu kommen dann noch die Updates der benützten Softwarelösungen und schon ist es so viel Aufwand, dass es gerne mal zu Update-Staus kommt. Ein professionelles Patch Management sorgt für ein Ende der nervigen Updatemeldungen und gleichzeitig für mehr Sicherheit und Stabilität im IT-System.
So geht Patch Management
Personendaten
Im Firmennetz ist der Schutz von Personendaten meistens gewährleistet. Dafür sind die „Tore“ auf mobilen Endgeräten häufig komplett offen. Geschäftlich genutzte Smartphones und Tablets unterliegen aber den gleichen gesetzlichen Anforderungen wie das Firmennetz. Die Nutzer müssen dafür sorgen, dass Personendaten von Kunden und anderen Geschäftspartnern nicht in „falsche Hände“ geraten. Deshalb sind alle Apps wie WhatsApp, die Zugriff auf die Kontaktdaten haben und die Daten außerhalb von Deutschland speichern, nicht zulässig. Oder man schützt die Daten mit einem Security Container.
So geht Mobile Security
Neben den Pflichtthemen gibt es aber auch „freiwillige“ Möglichkeiten, das eigene IT-System nachhaltig fit zu halten: Monitoring und Fernwartung. Dieses Outsourcing der System-Pflege sorgt für eine Vereinfachung im betrieblichen Ablauf und für eine Reduzierung der Kosten.
Monitoring und Fernwartung
Wegducken hilft nichts
Man kann natürlich auch in Deckung gehen und hoffen, dass es einen nicht erwischt. Die möglichen Strafen bei Verstößen gegen die gesetzlichen Regelungen in diesem Bereich sind aber wohl zu groß für die meisten „Portokassen“. Letztendlich können sie aber mit einem kompetenten IT-Partner einfach vermieden werden. Man muss es nur angehen…
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Info
Die Horst Klaes GmbH aus Bad Neuenahr-Ahrweiler ist nicht nur im Bereich der Branchensoftware aktiv. Klaes ist bereits seit vielen Jahren auch IT-Systemhaus. Unter der Leitung von Markus Klaes werden nicht nur Klaes Software Kunden weltweit mit innovativen IT-Lösungen versorgt, sondern auch regionale Geschäftskunden wie Ärzte, Krankenhäuser, Schulen, Winzergenossenschaften, Hotels und Industriebetriebe. Deshalb hat Klaes für jeden Bedarf passende IT-Lösungen und sinnvolle Systemschutz-Pakete.
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