In Glasereien, im Glashandel und in der glasverarbeitenden Industrie beginnt ein Vorgang häufig mit einer E-Mail oder einem PDF. Eine Kundenanfrage trifft ein, Informationen werden geprüft und anschließend in das ERP-System übertragen. Obwohl sie bereits digital vorliegen, ist dafür oft noch eine manuelle Erfassung notwendig.
Ein digitaler Assistent/-in kann an dieser Stelle die Rolle als Vermittler/-in übernehmen. So lassen sich damit Informationen aus eingehenden E-Mails und Dokumenten erkennen und für die weitere Bearbeitung im ERP-System nutzen. [Kommentar: doppeltes „sich“ entfernt]
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Eine Dokumenten- und Belegerkennung mittels OCR hilft dabei, relevante Inhalte auszulesen. Aus einer Kundenanfrage kann so z.B. automatisch ein passender Vorgang für ein Angebot oder einen Auftrag angelegt werden. Ist der Kunde noch nicht vorhanden, kann auch dessen Neuanlage unterstützt werden. Bereits digital vorhandene Informationen müssen dadurch nicht erneut vollständig von Hand erfasst werden.
Arbeitserleichterung: Sprechen statt tippen
Auch der Zugriff auf Informationen verändert sich. Anwender können Fragen an den KI-Assistent/-in in normaler Sprache stellen, geschrieben oder gesprochen. „Welche Rechnungen sind noch offen?“, „Welche Angebote sollten wir nachfassen?“ oder „Ist die Ware für Auftrag 4711 eingetroffen?“ sind typische Beispiele. Die auf die Glasbranche zugeschnittene Assistentin Cori versteht beispielsweise auch Fachbegriffe wie Aufmaß, Kommission, Gestelle, Sprossen, ESG oder Bearbeitungen.
Eine besondere Bedeutung hat der Umgang mit sensiblen Geschäftsinformationen. Bei Abfragen über diese Assistentin können Unternehmensdaten und ermittelte Ergebnisse innerhalb der Systemumgebung des Anwenders verbleiben und werden nicht an den KI-Dienst übertragen.
Werden dagegen eingehende Kundenanfragen oder Dokumente mithilfe von KI verarbeitet (also ohne Assistent), können die dafür erforderlichen Inhalte an den eingesetzten KI-Dienst übermittelt werden. Damit wird zwischen der Abfrage vorhandener Unternehmensdaten und der KI-gestützten Verarbeitung von Inhalten unterschieden.
KI als Unterstützung der Mitarbeiter
Der digitale Assistent/-in muss aber nicht zwangsläufig im Büro bleiben. Über eine Crossplattform-App kann er auch auf dem Smartphone zur Verfügung stehen, ausgelegt für iOS und Android. Mitarbeiter können beim Kundenbesuch, im Außendienst, im Wareneingang oder auf der Baustelle Informationen abrufen und Dokumente hochladen.
Auch bei der Planung von Montageterminen und weiteren betrieblichen Terminen kann der Assistent/-in unterstützen. Das Spektrum reicht damit von Informationsabfragen über Dokumentenerkennung und Vorgangsanlage bis zur Terminplanung.
Wichtig: Beim Einsatz von KI-Assistenten geht es nicht darum, Mitarbeiter zu ersetzen. Die Assistentin übernimmt oder vereinfacht Routineaufgaben, während Erfahrung, Entscheidungen und persönlicher Kundenkontakt beim Menschen bleiben.
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Darf ich vorstellen: Cori, die KI-Assistentin
Hinter Cori steht die som-software GmbH aus Dülmen, die sich an Glaser und Glasereien, den Glashandel sowie Unternehmen der glasverarbeitenden Industrie richtet.
Mit Cori kommt damit eine weitere Form der Bedienung von Branchensoftware hinzu. Der Mitarbeiter muss nicht für jede Fragestellung wissen, wo eine Information im ERP-System zu finden ist. Er kann seiner digitalen Assistentin stattdessen sagen, was er wissen oder als Nächstes erledigen möchte.
Damit entsteht im Betrieb mehr Zeit für Kundenberatung, Arbeitsvorbereitung oder die Koordination von Projekten und Montagen.
Ausblick: Im zweiten Artikelteil geht es darum, wie ein digitaler Assistent den Sprung vom Büro auf die Baustelle schafft und welche Rolle mobile Anwendungen im Arbeitsalltag von Monteuren, für den Außendienst und die Lagerverwaltung spielen können.
Kurz erklärt: Was ist ein KI-Assistent?
Ein KI-Assistent ist ein Software-Helfer, der auf KI zurückgreift, um Anwender bei wiederkehrenden Aufgaben zu unterstützen. Anders als klassische Programme, die feste Eingaben über Masken oder Menüs erwarten, kann ein KI-Assistent Anfragen in natürlicher Sprache – geschrieben oder gesprochen – verarbeiten.
Technisch handelt es sich meist nicht um ein eigenständiges Programm, sondern um ein Modul, das in eine vorhandene Software integriert ist, etwa in ein ERP- oder Branchensystem. Der Assistent erscheint dort direkt in der Bedienoberfläche, als Eingabefeld, Chatfenster oder Mikrofon-Symbol, und wird beim Start der Anwendung mitgeladen.
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Zusätzlich kann er über mobile Apps auf Smartphone oder Tablet bereitgestellt werden. Ein Teil läuft direkt in der Anwendung des Nutzers und sorgt für Bedienung, Datenbankanbindung und Anzeige der Ergebnisse.
Die eigentliche KI-Verarbeitung findet häufig auf einem Server statt, der im eigenen Rechenzentrum, beim Softwareanbieter oder bei einem externen KI-Dienst betrieben werden kann. Aktiviert wird der Assistent per Schaltfläche, Tastatureingabe, Mikrofon oder Sprachbefehl.
Typische Aufgaben sind das Beantworten von Fragen auf Grundlage vorhandener Daten aus einem ERP-System, das Auslesen von Inhalten aus E-Mails oder PDFs mithilfe von OCR, das automatische Anlegen von Vorgängen wie Angeboten oder Aufträgen sowie die Unterstützung bei der Terminplanung, am Bürorechner ebenso wie mobil.
Im betrieblichen Einsatz ist die Unterscheidung zwischen zwei Anwendungsfällen wichtig: Bei reinen Abfragen können die Unternehmensdaten innerhalb der eigenen Systemumgebung verbleiben.
Werden dagegen Inhalte wie Dokumente oder E-Mails mithilfe von KI verarbeitet, können die dafür erforderlichen Daten an den eingesetzten KI-Dienst übermittelt werden.
Ein KI-Assistent ersetzt den Menschen nicht, sondern übernimmt Routineaufgaben und schafft Freiraum für Tätigkeiten, bei denen Erfahrung, fachliche Entscheidungen und persönlicher Kundenkontakt gefragt sind.
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