Eine Kundenanfrage kommt per E-Mail. Die wichtigsten Angaben sind dort bereits digital enthalten, trotzdem werden sie wenig später erneut in das ERP-System übertragen. Aus der Anfrage entsteht ein Angebot, später vielleicht ein Auftrag.
Informationen werden weitergegeben, Dokumente zugeordnet und Termine vereinbart. Jeder einzelne Schritt benötigt nur wenige Minuten. In der Summe kann daraus jedoch ein erheblicher Zeitaufwand entstehen, den digitale Assistenten mit KI-Funktionen an vielen Stellen verringern können.
som-software GmbH
Kleine Schritte, große Summe
Genau darin liegt die Rolle digitaler Assistenten. Diese übernehmen oder vereinfachen wiederkehrende Tätigkeiten, bereiten Informationen vor und helfen bei der Suche. Fachliche Entscheidungen, Kundenkontakt und die eigentliche handwerkliche oder industrielle Arbeit bleiben beim Menschen.
ERP-System als aktiver Helfer
Auch beim Zugriff auf vorhandene Daten können digitale Assistenten die Arbeitswege verkürzen. Statt für jede Fragestellung die richtige Maske oder Auswertung zu suchen, können Mitarbeiter in natürlicher Sprache fragen. Das ERP-System wird damit nicht nur zum Speicher für Informationen, sondern unterstützt auch dabei, diese im Arbeitsalltag einfacher zu nutzen.
Auch hier ist eine klare Unterscheidung beim Umgang mit Daten wichtig. Bei Abfragen können Unternehmensdaten und ermittelte Ergebnisse innerhalb der Systemumgebung des Anwenders verbleiben und werden nicht an den KI-Dienst übertragen. Werden dagegen Inhalte, etwa aus einer Kundenanfrage oder einem Dokument, mithilfe von KI verarbeitet, können die dafür erforderlichen Daten an den eingesetzten KI-Dienst übermittelt werden.
Freiraum für qualifizierte Aufgaben
Gerade angesichts des Fachkräftemangels stellt sich weniger die Frage, wie Menschen durch Technik ersetzt werden können. Wichtiger ist, wie sich vorhandene Arbeitszeit sinnvoller nutzen lässt.
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Wenn eine digitale Assistentin Routinearbeiten übernimmt oder vereinfacht, entsteht Freiraum für Tätigkeiten, bei denen Erfahrung und persönlicher Austausch zählen, etwa Kundenberatung, Kalkulation, Arbeitsvorbereitung, Projektkoordination und anspruchsvolle Aufträge.
Das gilt im handwerklich geprägten Glasbetrieb ebenso wie im Glashandel und bei industriellen Verarbeitern. Je größer die Zahl an Aufträgen, Dokumenten und Abstimmungen wird, desto wichtiger werden durchgängige Abläufe und ein schneller Zugriff auf Informationen. Der Mensch bringt Erfahrung, Fachwissen und Entscheidungen ein, die digitale Assistentin unterstützt bei Informationen und Routine.
Digitalisierung wird so nicht zum Selbstzweck. Ihr Nutzen zeigt sich an einer einfachen Regel: Was bereits digital vorhanden ist, sollte nicht erneut erfasst werden müssen. Und was digitale Assistenten übernehmen können, schafft dem Menschen mehr Zeit für die Aufgaben, bei denen er wirklich gebraucht wird.
Ein solcher Assistent ist bereits heute schon im Einsatz: Die KI-Assistentin Cori wurde von som-software für Glasunternehmen entwickelt.
Ausblick: Wie sich digitale Assistenz konkret in bestehende Fertigungs- und Produktionsabläufe einbinden lässt und welche Rolle das Zusammenspiel von ERP, Maschinen und Automatisierung dabei spielt, wird Thema künftiger Beiträge sein.
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