Arbeiten Sie mit Auftragsnummern? Ich kenne viele Unternehmen, in denen es lediglich den Auftrag „Maier Sanierung Erdgeschoss“ gibt. Wozu eine Nummer vergeben?
Auftragsnummer zielführend verwenden
Klar, die meisten kennen eine Auftragsnummer. Doch wird sie auch zielführend verwendet? Meistens nicht.
Weitere Fragen, die Sie sich stellen können: Spielt diese Nummer in Ihrem Unternehmen eine wichtige Rolle? Und: Ist die Auftragsnummer überhaupt so wichtig, wie alle behaupten?
Ich definiere es anders und nenne es Vorgangsnummer.
Nur selten sehe ich, dass bewusst und prozesssicher mit Vorgangsnummern gearbeitet wird. Dabei bietet dieses Prinzip großes Potenzial. Aber was ist eigentlich ein Vorgang? Ganz einfach: Ein Vorgang ist ein einzelnes Kundenanliegen. Dieses beginnt in der Regel mit einer E-Mail, einem Telefonanruf, mittels eines Briefes, einer Webanfrage, einem Kundenbesuch, einer Ausschreibung, usw.
In der analogen Welt lösen Sie das anders: Eine Kundenanfrage wird in eine Klarsichtfolie oder einen Hängeordner gepackt und dem verantwortlichen Mitarbeiter zur Bearbeitung auf den Tisch gelegt. Im Folgenden wandert die Mappe dann von Tisch zu Tisch, von Mitarbeiter zu Mitarbeiter. Und die Vorgangsmappe wächst und wird laufend mit neuen Informationen gefüllt.
Aber in der digitalen Welt? Ganz einfach: Die Klarsichtfolie oder der Hängeordner wird durch eine Vorgangsnummer ersetzt. Und diese muss frühestmöglich und zentral vergeben werden. Sie brauchen einen zentralen Prozess, welcher ihren Vorgang abbildet.
Ich kenne Unternehmen, da wird die Vorgangsnummer erzeugt, sobald die E-Mail mit der Ausschreibung eingeht. Zu diesem Zeitpunkt ist noch nicht klar, ob überhaupt ein Angebot kalkuliert wird. Aber der Vorgang existiert bereits.
Somit eine wichtige Grundlage: Führen Sie in Ihrem Unternehmen den Prozess Vorgangsnummer aktiv ein und arbeiten damit!
Viele Programme kennen den Prozess Vorgangsnummer bereits. Sollte Ihre Software dies nicht unterstützen, dann brauchen Sie nicht zweifeln: Mit etwas Kreativität lässt sich das Ganze meist auch auf einem anderen Weg realisieren. Setzen Sie auf ein offenes System auf Ihrem eigenen Server.
Im nächsten Serienteil von Stefan Zink geht es um die „Cloud“ und die Frage, warum er nicht auf ein webbasiertes System setzen würde.
Foto: Thomas Wöhrstein
